Xerus ZZP SUPPORT - ZZP Administratie

Verplichtingen voor uw administratie
Hoe is uw administratie opgebouwd?
Facturen maken
Factuurvereisten
Onkosten boeken
Winst- en verliesrekening/ Balans
5 tips voor een goede administratie

Als ZZP’er bent u verplicht een administratie bij te houden. Niet alleen voor de Belastingdienst maar ook voor u zelf. U wilt weten wat u verdient en wat uw kosten zijn. Een goede administratie geeft inzicht in uw onderneming. U wilt als ZZP’er weten of u een positief resultaat hebt behaald. Ook kunt u achteraf bekijken, of u uw doelstelling gehaald hebt.

 

Verplichtingen voor uw administratie

De Belastingdienst stelt geen gespecificeerde eisen aan een administratie maar volstaat met “een deugdelijke administratie te voeren op een manier die controlerende belastinginspecteur snel inzicht kan geven”. U dient uw administratie 7 jaar lang te bewaren zowel op papier als elektronisch. Ook voor overige financiële stukken zoals agenda’s, notities, bankafschriften, kassabonnen en contracten geldt deze bewaartermijn.
 

Hoe is uw ZZP administratie opgebouwd?

Een administratie bestaat uit een aantal onderdelen:

  • Grootboekadministratie
    Een grootboekadministratie bestaat uit een aantal “verzamelmappen” waarin u de inkomsten, uitgaven en balansgegevens onderbrengt in groepen zoals bijvoorbeeld: geleverde producten, autokosten, telefoonkosten, bankrekeningen,  ontvangen btw, betaalde btw enzovoort. Al deze onderwerpen krijgen een nummer, een zogenaamd grootboekrekeningnummer. Het grootboek is eigenlijk de schil om de gehele boekhouding.
  • Debiteuren en crediteurenadministratie
    Hierin staan de facturen van uw klanten en leveranciers gespecificeerd met bedragen, openstaande posten, btw enzovoort. Deze gegevens zijn afkomstig van uw in- en verkoopadministratie. Verder kunt u nagaan welke nota’s u op een bepaald moment moet betalen of gaat ontvangen.
  • Bankboek
    In deze administratie voert u de bankmutaties in. U voert deze gegevens in nadat u de debiteuren- en crediteuren administraties heeft ingevoerd. De ontvangen en betaalde bedragen, welke u in een periode heeft uitgevoerd worden in de administratie verwerkt. Nadat u een periode hebt verwerkt ziet u in uw bankadministratie wat de hoogte van uw bankstand is, zodat u weet of u nog uitgaven kunt doen.
  • In- en verkoopadministratie
    De in- en verkoopadministratie bestaat uit het inboeken van uw inkoopfacturen en verkoopfacturen op grootboekrekeningen. U kunt uit deze gegevens afleiden hoeveel er in een periode is in- en verkocht. Inkoop- en verkoopfacturen boekt u in het inkomende- en uitgaande facturen dagboek.

Facturen maken

Als u een dienst levert of goederen verkoopt maakt u een factuur. De afnemer betaalt deze factuur. Veelal worden facturen gemaakt in een boekhoudprogramma, maar u kunt ze ook handmatig aanmaken in bijvoorbeeld Excel of Word.


 Factuurvereisten

De Belastingdienst stelt een aantal eisen aan een correcte factuur.

Op de factuur staat vermeld:

  • datum en een doorlopend nummer
  • naam, adres en btw nummer van de afnemer
  • een duidelijke vermelding van het geleverde goed of verrichte dienst. (uit deze omschrijving moet blijken of er btw geheven moet worden)
  • prijzen exclusief btw
  • datum of periode waarin de goederen of diensten zijn geleverd
  • btw bedragen gesplitst naar percentage (0%, 6% of 19%)
  • uw btw-nummer en inschrijfnummer Kamer van Koophandel

Download de Factuurvereisten >

 

Onkosten boeken

Alle zakelijke kosten die u maakt dient u in uw administratie te verwerken. Kosten zijn aftrekbaar van uw winst waardoor u minder inkomstenbelasting betaalt. Ook krijgt u de btw op inkopen terug, de uitgaven dienen een zakelijk karakter te hebben, waarbij u dient te handelen volgens matching principe, dat wil zeggen u boekt en verantwoordt de omzet met de daarbij gemaakte kosten in eenzelfde periode. Overige kosten zoals: auto-, telefoon- en reiskosten dient u in uw boekhouding te vermelden evenals de afschrijving van de waarde van uw inventaris, gereedschap, computer enzovoort.
 

Winst- en verliesrekening en balans

Aan het eind van een kalenderjaar draait u een winst- en verliesrekening uit. Daaruit blijkt welk resultaat u in uw bedrijf heeft gemaakt in een periode. Een winst- en verliesrekening is eigenlijk een verzameling grootboekrekeningen van opbrengsten en kosten van uw onderneming. Zo heeft u een overzicht van wat u verdiend heeft. In de balans staat wat uw eigen vermogen is, welke schulden u heeft aan leveranciers, wat u nog dient te ontvangen van uw klanten enzovoort.  Het resultaat dat vermeld staat in uw winst- en verliesrekening is het uitgangspunt voor de aangifte inkomstenbelasting. Het kapitaal vermeld in de balans wordt gebruikt voor de kapitaalsvergelijking in de aangifte inkomstenbelasting.
 

 5 tips voor een goede administratie

  • Wilt u de administratie zelf doen? Of geheel of gedeeltelijk uitbesteden? Bedenk wat voor u de voordelen en nadelen zijn.
  • Laat u informeren over aftrekbare onkosten. U kunt daar rekening mee houden in uw financiële planning
  • U ordent/sorteert de facturen in een logische volgorde voor het inboeken
  • U codeert de boekingen op de factuur voordat u inboekt
  • U zorgt voor een duidelijke omschrijving tijdens het boeken
     

Xerus bekijkt hoe u het beste kunt factureren. Neem direct contact met ons op!

naar boven