Aftrekposten: Wat is wel en niet aftrekbaar?

Kosten die je (fiscaal) mag aftrekken van je opbrengsten, zorgen voor een lagere winst uit je onderneming. Hoe lager de winst uit je onderneming is, hoe minder belasting je hoeft te betalen. En dat is dus weer winst voor jou.

Logisch dus dat je zoveel mogelijk gebruik wilt maken van deze aftrekposten. Maar hier zijn wel regels aan verbonden. Wat mag je wel aftrekken? Welke kosten mag je beperkt aftrekken? En welke kosten mag je helemaal niet in aftrek brengen?

Zakelijke kosten

Het eerste onderscheid dat de Belastingdienst maakt, is dat kosten zakelijk moeten zijn. Je maakt deze kosten omdat ze nodig zijn voor de uitoefening van je bedrijf. Kosten die aftrekbaar zijn omdat ze als zakelijk gezien worden, zijn bijvoorbeeld:

  • Adviezen over de levensvatbaarheid van je onderneming;
  • Inschrijving bij de Kamer van Koophandel;
  • Huur van bedrijfsruimte;
  • Briefpapier;
  • Zakelijke telefoongesprekken thuis;
  • Vakliteratuur;
  • Inrichting van kantoor of werkplaats;
  • Onderhoudskosten van kantoor of werkplaats;
  • Aktetassen;
  • Verzekeringen, zoals beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheidsverzekeringen, opstal- goederen- en inventarisverzekeringen, en
  • Reiskosten met het openbaar vervoer, taxi of vliegtuig.

Let op: ook kosten die je maakt in de aanloopfase van je onderneming, kunnen aftrekbaar zijn. Heb je bijvoorbeeld kosten gemaakt voor een marktverkenning of advies? Dan kun je deze kosten in aftrek brengen.

Gemengde kosten

De eerdergenoemde kosten hebben een duidelijk zakelijk karakter. Er zijn echter ook kosten die naast een zakelijk karakter ook een persoonlijk karakter hebben. Dit kan omdat jij er als privépersoon ook voordeel van hebt. In dat geval stelt de Belastingdienst dat je alleen het zakelijke deel mag aftrekken.

De volgende kosten worden genoemd door de Belastingdienst als zogenaamde gemengde kosten:

  • Huurkosten van een pand dat is verdeeld in een zakelijk en een privégedeelte;
  • Onderhoudskosten van een pand dat bestaat uit een zakelijk en een privégedeelte;
  • Telefoonkosten;
  • Auto van de zaak;
  • Genotmiddelen, zoals sigaretten en sigaren;
  • Representatiekosten, zoals kosten voor zakenlunches en -diners, recepties, feestelijke bijeenkomsten en vermaak; en
  • Congressen, studiereizen, symposia, seminars en excursies.

Let op: overheerst het persoonlijke karakter van deze kosten ten opzichte van het zakelijke karakter? Dan zijn deze kosten helemaal niet aftrekbaar.

Aandachtspunten bij gemengde kosten

Voedsel, drank, genotmiddelen, representatie, congressen, seminars, studiereizen (inclusief reis- en verblijfkosten)
Ga je lunchen of koffiedrinken met een zakenrelatie? Voor deze kosten geldt dat je ze pas mag aftrekken wanneer ze boven de drempel van € 4.500 komen. De eerste € 4.500 mag je niet aftrekken van je winst.

In plaats van het hanteren van deze drempel, kun je er ook voor kiezen om 80% van de totale kosten af te trekken van je winst. Je NOAB-adviseur kan voor je uitrekenen welke keuze voor jou het meest voordelig is.

Let op: ook de fooi die je geeft bij een zakendiner valt onder het kopje zakendiner en tel je daarom mee met deze gemengde kosten.

Werkkleding
Wanneer wordt kleding, werkkleding genoemd? Werkkleding is kleding die je (bijna) uitsluitend kunt dragen in het kader van je onderneming. Dit moet wel blijken uit de uiterlijke kenmerken van je kleding, bijvoorbeeld een overall of uniform.

Is dit niet het geval en is de kleding ook buiten je onderneming om te dragen? Zorg er dan voor dat je kleding is voorzien van een beeldmerk met een oppervlakte van minimaal 70 cm2. Dit beeldmerk moet ook nog verwijzen naar je onderneming (bedrijfsnaam of logo).

Niet aftrekbare kosten

Van de volgende kosten is de Belastingdienst van mening dat deze geen enkel zakelijk karakter hebben. Deze kosten mag je dan ook niet aftrekken van je winst.

  • Het behalen van je rijbewijs: je profiteert hiervan buiten je onderneming ook in belangrijke mate;
  • Kosten die je maakt voor je gezondheid, zoals de pedicure of je zorgverzekering; en
  • Kosten voor persoonlijke verzorging, zoals kosten voor kleding en kapper;

Let op: uitgaven voor werkkleding zijn wel aftrekbaar, zie de eerder genoemde voorwaarden.

  • Geldboetes, bijvoorbeeld verkeersboetes of boetes van de Belastingdienst in verband met te laat indienen van je aangifte (wil je dit voorkomen, zorg dan dat je tijdig schakelt met je NOAB-adviseur).

Vragen

Heb je vragen over de aftrekbaarheid van de kosten die je hebt gemaakt? Of wil je samen kijken met je adviseur naar de juiste verdeling van de gemengde kosten? Neem dan contact met ons op.