Dit zijn de kosten van personeel

Een werknemer kost meer dan zijn maandelijkse brutoloon. Als werkgever draag je namelijk verplichte bijdragen en reserveringen af. Wat voor personeelskosten zijn er en welke zijn verplicht?

Personeel is voor de meeste ondernemers de belangrijkste investering. Per werknemer betaal je bovenop het afgesproken brutosalaris nog zo’n 20 tot 35 procent van dat salaris. Hoe hoog de kosten precies uitvallen, hangt af van de cao die van toepassing is en de individuele afspraken die je met werknemers maakt.

De personeelskosten kun je verdelen in vier categorieën:

  1. directe loonkosten
  2. indirecte loonkosten
  3. verplichte premies en bijdragen
  4. overige kosten

Categorie 1: directe loonkosten

De directe loonkosten vormen het grootste deel van de loonkosten. Deze kosten bestaan onder meer uit:

  • salaris
  • vakantietoeslag
  • prestatiebeloning (zoals een bonus of winstuitkering)

De beloning is in het ideale geval marktconform. Het salaris mag in ieder geval niet lager liggen dan het wettelijk minimumloon. De overheid stelt de hoogte van het minimumloon twee keer per jaar vast op basis van de gemiddelde cao-lonen. Daarnaast betaal je een verplichte vakantiebijslag van 8 procent van het bruto jaarloon.

De directe loonkosten vallen meestal hoger uit wanneer een cao van toepassing is. De afspraken in cao’s zijn in veel gevallen namelijk gunstiger dan het minimumloon. Een cao is onder andere verplicht als de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) deze algemeen verbindend verklaart. Hierna geldt de cao voor alle werkgevers en werknemers in een bedrijfstak.

Let op! Het minimumloon is ook van toepassing op flexwerkers, zoals oproepkrachten en uitzendkrachten. Bij uitzendkrachten is het belangrijk dat het uitzendbureau het minimumloon en de minimumvakantiebijslag betaalt. Als het uitzendbureau niet gecertificeerd is door de Stichting Normering Arbeid, ben je als werkgever aansprakelijk bij onderbetaling.

Categorie 2: indirecte loonkosten

De indirecte loonkosten zijn niet standaard en gerelateerd aan de situatie van individuele werknemers. Deze kosten zijn onder andere:

  • pensioenkosten
  • reiskosten
  • onkostenvergoedingen
  • secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals inkomenszekerheid bij arbeidsongeschiktheid of een Anw-gatverzekering
  • kosten voor eventuele personeelsverzekeringen, zoals een ziekteverzuimverzekering

De indirecte loonkosten bepaal je meestal zelf, mits er geen cao van toepassing is. Zo heb je in veel gevallen de vrijheid om wel of geen pensioenregeling aan te bieden. Maar vaak is een pensioenregeling aan te bevelen, omdat werknemers daar veel waarde aan hechten. Je regelt dit door je vrijwillig aan te sluiten bij een pensioenfonds of een verzekeraar.

Er zijn meerdere sectoren met een verplichte aansluiting bij een bedrijfstakpensioenfonds, zoals de bouwnijverheid en afwerking. Het bestuur van een bedrijfstakpensioenfonds verleent soms vrijstelling van verplichte deelname, bijvoorbeeld als het pensioenfonds onvoldoende beleggingsrendement haalt.

Categorie 3: verplichte premies en bijdragen

Werkgevers dragen verplichte loonheffingen af aan de Belastingdienst. Deze loonheffingen zijn onder meer:

  • loonbelasting
  • premie volksverzekeringen (AOW, Anw en Wlz)
  • premies werknemersverzekeringen (WW, WAO, WIA en ZW)
  • inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (werkgeversheffing en in sommige gevallen bijdrage Zorgverzekeringswet)

Let op! Bij uitzendkrachten ben je geen loonheffingen verschuldigd. Het uitzendbureau draagt deze voor je af. Als het uitzendbureau dit nalaat, kan de Belastingdienst je hiervoor aansprakelijk stellen. Beperk je aansprakelijkheid door gebruik te maken van een uitzendbureau met een keurmerk van Stichting Normering Arbeid en een zogenaamde g-rekening.

Categorie 4: overige kosten

Uiteraard ben je ook overige kosten kwijt als je personeel in dienst hebt. Je kunt dan bijvoorbeeld denken aan de kosten voor een werkplek. Een gemiddelde kantoorwerkplek kost zo’n 9000 euro per jaar, per werknemer (NFC Index). Daarin zijn kosten meegenomen voor onder meer het gebouw, de facilitaire dienstverlening en de ICT. Denk ook aan kosten voor werkkleding en arbovoorzieningen, zoals een helm of veiligheidsbril, eten en drinken en opleiding en ontwikkeling van personeel.

Bron: Ondernemen met personeel